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Optimieren der IT-Kosten zur Unterstützung der Geschäftsnachfrage nach Änderungen

Donnerstag 11 Juli, 2019

Die unablässige Forderung nach Veränderungen, die für das Überleben des Geschäfts unerlässlich geworden ist, bedeutet, dass die Unternehmensleiter die Rolle der IT bei der Schaffung der Geschäftsagilität, die für die Bewältigung externer Herausforderungen von entscheidender Bedeutung ist, immer mehr schätzen.

Das Planen von und Reagieren auf Veränderungen ist in der Tat eine der Schlüsselkompetenzen erfolgreicher Organisationen, da das Bedürfnis nach geschäftlicher Flexibilität durch die Nachfrage nach Digitalisierung von Dienstleistungen und beispiellose Marktherausforderungen und Kundenerwartungen verstärkt wird.

In Zeiten der Unsicherheit neigen Organisationen dazu, nur ungern neue Investitionen zu tätigen. Stattdessen schauen sie nach innen, um das Beste aus dem herauszuholen, was sie haben. Aus diesem Grund ist es für Organisationen von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass ihre IT-Nutzung transparent ist und einen möglichst hohen Mehrwert bietet, insbesondere wenn sie ihr Budget vollständig und richtig nutzen.

Die Unsicherheit stellt höchste Anforderungen an Agilität und Anpassungsfähigkeit: Die beste Vorbereitung für Ihre nächsten Schritte besteht darin, dass Sie jederzeit den aktuellen Standort anzeigen können. IT-Leader müssen darauf vertrauen können, dass jeder Cent ihres IT-Budgets an Bedeutung verliert, was bedeutet, dass sie sowohl die tatsächlichen Kosten der IT als auch den Wert, den sie für das Unternehmen bietet, verstehen.

Wir bei Coeus sind zunehmend besorgt darüber, dass laut unserer jüngsten Umfrage unter 130 IT-Leadern großer Organisationen 88% der IT-Leader noch keine Transparenz der IT-Kosten erreicht haben und daher mit weit geringerer Wahrscheinlichkeit in der Lage sind, die erforderlichen fundierten Entscheidungen zu unterstützen.

In unserer Umfrage haben wir festgestellt, dass diejenigen, die bei der Kostentransparenz eine hohe Punktzahl erzielen, als echte „Partner“ gelten, die nicht nur die aktuellen geschäftlichen Probleme verstehen, sondern auch über die besten strategischen Entscheidungen für die Weiterentwicklung des Unternehmens beraten können. Nur die IT-Leader, die ihre IT-Kosten optimiert haben, sind in der Lage, diese Flexibilität und Agilität zu bieten.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über unseren empfohlenen Ansatz: Durch den Vergleich der Antworten dieser Gruppe mit anderen Organisationen können wir zeigen, dass Unternehmen, die die Kostentransparenz vollständig verstehen, in der Lage sind, Geschäft und IT besser aufeinander abzustimmen, die Auswirkungen von Änderungen auf das Geschäft zu bewerten und die Maßnahmen zu unterstützen ständige Forderung nach Agilität, die typisch für ein modernes, digitales Unternehmen ist.

Die drei Elemente der IT-Kostenoptimierung

Too often, cost optimisation is a reaction to a challenge, not an embedded mindset. The cost challenge therefore moves from being an annual budget challenge to a continual ‘must’ for IT leaders, and an endless challenge for CIOs – just as it is for any business leader.

Zu oft ist die Kostenoptimierung eine Reaktion auf eine Herausforderung, keine eingebettete Denkweise. Die Kostenherausforderung entwickelt sich daher von einer jährlichen Budgetherausforderung zu einem ständigen Muss für IT-Leader und zu einer endlosen Herausforderung für CIOs - genau wie für jeden Unternehmensleiter.

Dies führt normalerweise zur Implementierung grundlegender Kostensenkungstechniken, die schnelle Erfolge bringen, aber häufig nicht nachhaltig sind. Sie können Probleme im besten Fall aufschieben und im schlimmsten Fall verschärfen, z.B. das Abbrechen von Upgrades oder Arbeiten in technologischen Währungen, das Stoppen von Vertrags- oder Beratungsressourcen oder das Herunterschalten von Service-Levels. Für viele Organisationen können sie jedoch kurzfristig von unschätzbarem Wert sein oder den Beginn eines längeren Weges zu einem effektiven Kostenmanagement bedeuten, während die Kostentransparenz perfektioniert ist.

Wir empfehlen, dass ein nachhaltiger Ansatz zur IT-Kostenoptimierung drei Hauptelemente erfordert: Kostentransparenz, einen praktischen und umsetzbaren Ansatz zur Kostensenkung und die Fähigkeit, die IT als werttreibende Einheit zu verwalten.

 

1. Schritt: Kostentransparenz 

As previously mentioned, our survey revealed that very few IT leaders are currently able to deliver cost transparency to the business, meaning they are able to capture, understand and report costs in a way that enables both IT and the business to better understand IT services and make improved business decisions. This failure at being able to properly show or breakdown their cost to serve is the first hurdle in being able to ensure costs are optimised. Building cost optimisation initiatives without a proper understanding of costs is akin to building a house on sand, whereby the house would be continuously rebuilt time and time again.

Wie bereits erwähnt, hat unsere Umfrage ergeben, dass derzeit nur sehr wenige IT-Leader in der Lage sind, dem Unternehmen Kostentransparenz zu bieten. Dies bedeutet, dass sie Kosten auf eine Weise erfassen, verstehen und berichten können, die es sowohl der IT als auch dem Unternehmen ermöglicht, IT-Services besser zu verstehen und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Dieses Versäumnis, die Kosten für den Service richtig darzustellen oder aufzulisten, ist die erste Hürde, um eine Optimierung der Kosten zu gewährleisten. Das Bauen von Kostenoptimierungsinitiativen ohne ein angemessenes Kostenverständnis ist vergleichbar mit dem Bauen eines Hauses auf Sand, wobei das Haus immer wieder neu gebaut wird.

2. Schritt: Kostenreduzierung: Top Down, Bottom Up Ansatz 

Im Zentrum steht dabei die Kostentransparenz. Es ist die Kunst, Kosten auf eine Weise zu erfassen, zu verstehen und zu berichten, die es sowohl der IT als auch dem Unternehmen ermöglicht, IT-Services besser zu verstehen und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Nach unserer Erfahrung erfordert die Kostensenkung eine Mischung aus „Top-down“- und „Bottom-up“-Analyse der Daten, um sicherzustellen, dass Sie eine praktische Kostenmessung durchführen können. Der Top-Down-Ansatz ist von entscheidender Bedeutung, damit die Organisation Ausgabenbereiche ausfindig machen kann, die nicht den Erwartungen entsprechen, z.B. die Netzwerkausgaben sind 20% höher als bei Peer-Organisationen.

Diese Analyse kann einen ersten Satz von Hypothesen liefern, indem die Gesamtkosten für Funktionsbereiche mit komparativen Organisationen verglichen werden. Um dann Reduktionsinitiativen zu finden, müssen diese Hypothesen in einem Bottom-up-Ansatz getestet werden, wobei sowohl Benchmarking-Datenpunkte als auch eine tiefere Analyse der zugrunde liegenden Daten verwendet werden.

3. Schritt: IT als werttreibende Einheit managen

Durch eine Reihe von praktischen Arbeitssitzungen mit Ihrem Team, das an der Erbringung der Dienstleistungen beteiligt ist, können die anfänglichen Hypothesen bewiesen oder widerlegt werden, wodurch realistische Bereiche für Verbesserungen identifiziert werden. Anschließend können eine Reihe von umsetzbaren Maßnahmen entworfen werden, die alle auf ihre wahrscheinliche Rendite und die Kosten/ Zeit für ihre Umsetzung abgestellt werden müssen. Dabei wird der Return on Investment für jede Optimierungsmaßnahme effektiv bestimmt.

Um langfristige Nachhaltigkeit und optimierte Kosten aufzubauen, müssen CIOs proaktiver sein und die Geschäftsführung und die kaufmännischen Fähigkeiten demonstrieren, die von jedem Unternehmensleiter erwartet werden. Dies ist heute wichtiger denn je, da die Grenzen zwischen Business und IT immer weiter verschmelzen und CIOs eine größere Rolle im Vorstand spielen. Die Technologiefunktion hat eine lange Tradition darin, den Wert, den sie bringt, nicht richtig erklären zu können; Verknüpfung von laufenden Kosten und Investitionen mit der Gewinn- oder Verlustrechnung.

Mehr denn je müssen CIOs jedoch das Gespräch über ihre Funktion von einer traditionellen Kostenstelle zu einer Wertschöpfungsstelle führen. CIOs, die dies gut können, bleiben im digitalen Zeitalter relevant. Diejenigen, die bei der Bereitstellung von Transparenz und der Unterstützung der Entscheidungsfindung weniger erfolgreich sind, sehen häufig eine zunehmende Verlagerung der Verantwortung auf separate digitale Funktionen. Der CIO muss proaktiv sein, unternehmerisch denken, Risiken eingehen und letztendlich bereit sein, seine eigene Organisation zu disruptieren.

Sehen Sie sich unser Playbook "Nachhaltiger Ansatz zur IT-Kostenoptimierung" an.