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Entwicklung Einer Neuen ERP-Strategie Für Ein Globales Unternehmen

Donnerstag 08 Oktober, 2020

EOL von SAP: Gelegenheit, Arbeitsabläufe zu optimieren, Kosten zu senken und ERP nach Lean-Prinzipien einzuführen

Ausgangssituation Des Kunden

Der Vorstand unseres Kunden, ein globaler Hersteller, führte eine radikale Neuorientierung und Neuorganisation durch – eine Herausforderung für den IT-Bereich, seine Abläufe zu optimieren.

Das nahende Ende des Supports für die bestehende ERP-Plattform (SAP) machte ein Upgrade oder einen Wechsel notwendig. Der Kunde hatte seit Jahren in die Optimierung seiner Arbeitsabläufe investiert und eine umfassende SAP-Software-Suite für sämtliche Bereiche eingeführt.

Beim Eruieren der Optionen für eine zukünftige Software-Landschaft lag die Versuchung nahe, die neue Softwareversion S/4 HANA von SAP als logische Fortsetzung der bisherigen Investition zu installieren.

Sowohl im geschäftlichen als auch im IT-Bereich gab es jedoch Bedarf nach neuen Arbeitsmethoden, die sich an einem ERP-System nach Lean-Prinzipien und neuesten Cloud- und Saas-Technologien ausrichten.

Die bestehende ERP-Landschaft war aufgrund von Übernahmen und Fusionen fragmentiert und bot mit auslaufenden Funktionen des Altsystems keinen vollständigen Support für das Unternehmensumfeld. Der Kunde wollte daher ein schlankes ERP-Kernstück einführen, das mit dem Altsystem vereinbar ist und sich zugleich an künftige Anforderungen anpassen lässt.

Bei der Beurteilung der bestehenden ERP-Landschaft benötigte der Kunde Unterstützung, um die beste Lösung für ein Upgrade und einen Systemwechsel zu finden.

Ansatz Von Coeus

  • Analyse der Architektur
  • Technologische Trends
  • Begleitung durch den ERP-Auswahlprozess
  • Beratung bei der Wahl der künftigen Partner für Bereitstellung und Support

Der Kunde begrüßte die umfassende Kenntnis von Coeus hinsichtlich der Geschäfts- und Technologieanforderungen und seine Unabhängigkeit von den großen Anbietern und Technologien.

Der erste Schritt lag darin, die Architekturpläne und die Möglichkeiten einer Systemzusammenlegung und Vereinfachung zu analysieren, um dann eine optimale Kombination aus Technologien und Lösungen zu finden, die den Businessplänen entspricht.

Der Vorteil bei dieser Vorgehensweise war, dass sie Coeus ermöglichte, eine Auswertung der technologischen Trends durchzuführen, die Marktentwicklung durch die genaue Untersuchung vergleichbarer Projekte zu prüfen und ein Wettbewerbsumfeld für den Auswahlprozess aller untersuchten Lösungen zu schaffen.

Nachdem die Analyse der Architektur abgeschlossen war, bat der Kunde Coeus, ihm bei der Auswahl des ERP-Kernstücks zur Seite zu stehen, ein Wettbewerbsumfeld zu schaffen und eine grobe Kosteneinschätzung für das gesamte Projekt zu geben – einschließlich der zukünftigen Kosten für Nutzung, Wartung und Support.

Vorteile

Kernleistungen

Bei der Begleitung des Kunden durch den gesamten Prozess brachte Coeus eine unvoreingenommene Meinung mit an den Verhandlungstisch und schuf somit einheitliche Wettbewerbsbedingungen. Daraus resultierte eine Anzahl von Verträgen, die es dem Kunden ermöglichten:






  • die Voraussetzungen für ein modernes, zweckdienliches ERP und eine erstklassige Saas-Landschaft zu schaffen, die sowohl die gegenwärtigen Anforderungen erfüllt als auch anpassungsfähig für Veränderungen in der Zukunft ist
  • das Konfidenzniveau des Business-Case zu erhöhen
  • kosteneffiziente Software- und Saas-Preisgestaltung zu sichern, um den Einsatz der nächsten Generation von ERP-Lösungen zu ermöglichen
  • bestehende Investitionen auszuschöpfen, sowohl aus finanzieller Sicht als auch Mitarbeiter betreffend
  • einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, ohne doppelte Lizenzkosten während der Übergangsphase
  • einen Plan für die Außerbetriebnahme der veralteten Plattformen zu erstellen

Abstimmung Unterschiedlicher Anforderungen

Angesichts der globalen Position des Kunden und der komplexen Aufgabe, unterschiedlichste Geschäftsanforderungen zu erfüllen, hat Coeus alle wichtigsten Stakeholder mit einbezogen, um ihre Bedürfnisse und Anliegen zu verstehen.

Während der Entwicklung der Templates und Governance-Modelle konnte Coeus ein Rollout entwerfen und planen, das sowohl auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen als auch auf den Wunsch der IT-Abteilung abgestimmt war, eine gemeinsame ERP-Plattform einzuführen, die eine transparente und vollständige, geschäftsübergreifende End-to-End-Einsicht gewährt.

Coeus war ebenfalls in der Lage, die vom Kunden entwickelten Kostenmodelle kritisch zu prüfen und zu bestätigen, um in jeder Phase bei den Investitionsentscheidungen behilflich zu sein. So wurde eine innovative „gestaffelte“ Vorgehensweise bei Entscheidungen hinsichtlich der Umsetzung und der Investitionen entwickelt, die sowohl die technischen als auch die finanziellen Motive des Projekts berücksichtigte.

Während des gesamten Prozesses erarbeitete Coeus einen detaillierten Kommunikationsplan, der den Kunden auf verschiedensten Ebenen einbezog, von technischen Architekten und Expertengremien bis hin zu Lenkungsausschüssen auf Vorstandsebene. Dank der Entwicklung dieses weiten Kommunikationsrahmens konnte Coeus sicherstellen, dass ein breites Spektrum an Sichtweisen und Meinungen erfasst und berücksichtigt wurde. Coeus gelang es somit, einen Entscheidungsprozess in die Wege zu leiten, bei dem alle Projektbeteiligten an einem Strang zogen.

Gemeinschaftliche Zusammenarbeit

Während des gesamten Projekts hat Coeus ein offenes und kooperatives Verhältnis zwischen dem Kunden und seinen Hauptanbietern gefördert.

Dies war vor allem im Anfangsstadium wichtig, um den Eindruck aufrechtzuerhalten, dass der Kunde tatsächlich alle vorhandenen Optionen prüfen wollte und der Prozess nicht einfach nur dazu diente, eine bereits gewählte Plattform zu den besten Konditionen zu erhalten.

Durch das Aufrechterhalten dieser offenen Gesprächsumgebung konnte Coeus ebenfalls gewährleisten, dass der Kunde seine Funktionsanforderungen so anbringen konnte, um einen erheblichen Einfluss auf die kurz- und mittelfristige Funktionalitätsentwicklungs-Roadmap der Anbieter zu haben – dies war ein entscheidender Punkt für den Kunden.

Beschleunigter Prozess

Coeus konnte mit seinem frischen Blick auf das Programm die Erwartungen des Kunden erfüllen. Coeus:

  • löste die Blockaden bei der Diskussion bezüglich der Architektur und wählte eine festgelegte Richtung für das Vorankommen
  • bewirkte die Entscheidung über die geeignete Plattform 8 Monate früher als ursprünglich geplant
  • beschleunigte den RFP-Prozess sowohl für die Plattform als auch für die Systemintegration, um den ersten Go-Live 6 Monate vorzuziehen
  • lenkte die Bemühungen weg von Testläufen und hin zu einer Anforderungsorientierung, was eine Ersparnis von über 2000 FTE-Tagen über den gesamten Projektumfang hinweg bewirkte