Entwicklung einer neuen IT-Organisation

Mittwoch 31 Juli, 2019

Kundenherausforderung

Coeus wurde beauftragt, den Verkauf dieses Energieunternehmens durch die Entwicklung und Implementierung neuer Modelle für den IT-Betrieb und die Servicebereitstellung zu unterstützen.

Das Unternehmen musste eine neue IT-Organisation aufbauen, um innerhalb kürzester Zeit über 100 IT-Business-Services von der Mutterorganisation zu übernehmen. Viele der IT-Services sollten im Rahmen eines noch in Verhandlung befindlichen Shared-Services-Vertrags bereitgestellt werden.

Weitere Herausforderungen waren:

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  • Benutzer mochten das vorhandene Toolset nicht. Die zukünftigen Anforderungen und die Roadmap für dieses Toolset waren unklar und wurden mit dem Lieferanten diskutiert
  • Ein hochkomplexer und regulierter Arbeitsmarkt bedeutete, dass die Ressourcen begrenzt waren und die Einstellungen sehr sorgfältig verwaltet werden mussten
  • Eine alte Kultur bedeutete, dass vorhandene IT-Services in Silos mit sehr begrenzter Prozesskonsistenz bereitgestellt wurden.

Ansatz

Das übergeordnete Ziel bestand darin, ein detailliertes Betriebsmodell zu erstellen und zu kommunizieren, den Umsetzungsplan zu entwickeln und dessen Umsetzung innerhalb der erforderlichen Fristen zu unterstützen.

Dazu gehörte die Durchführung einer umfassenden Analyse des aktuellen Zustands, um die Servicelandschaft, die Geschäftsprioritäten bestehender Prozesse und die kritischen Anforderungen zu verstehen, sowie die Befragung bestehender IT-Servicemitarbeiter, um Probleme, Risiken und Einschränkungen zu identifizieren.

Das Business-Service-Portfolio wurde überprüft und dokumentiert und es wurde eine detaillierte Dokumentation zum Teamumfang und zur Verantwortung erstellt.

Regelmäßige Teamkommunikationssitzungen wurden abgehalten, um den Implementierungsfortschritt zu verfolgen und die PMO-Aktivitäten zu unterstützen.

Darüber hinaus wurden laufend Möglichkeiten zur Steigerung des Programmtempos oder zur Verbesserung der Bereitstellung sowie des Vor-Ort-Supports und der Anleitung für das gesamte Implementierungsprogramm ermittelt und bereitgestellt.

Ergebnisse

Der Kunde erhielt einen kurzen Überblick über die Möglichkeiten und Aktivitäten, die erforderlich sind, um alle IT-Business-Services innerhalb kurzer Zeit erfolgreich zu erbringen.

Dies beinhaltete ein genau definiertes Arbeitsprogramm, das den gesamten Zeitraum abdeckte und interne und externe Abhängigkeiten darstellte. Das Team lieferte innerhalb kürzester Zeit ein klar dokumentiertes Servicebereitstellungsmodell, eine Aktualisierung des Betriebsmodells und einen Implementierungsplan, gefolgt von Implementierungsunterstützung.

Im weiteren Verlauf des Programms wurde der Kunde laufend bei der Entwicklung der IT-Organisation und des Veränderungsprogramms selbst unterstützt und angeleitet. Dazu gehörten eine Reihe von Prioritäten, Prozessvorlagen, Leitfäden für bewährte Vorgehensweisen und andere Sicherheiten zur Unterstützung der Implementierung und des Up-Skillings, sowie ein Optimierungsfahrplan zur weiteren Verbesserung der Servicereife.