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ARBEITSPLATZ

Die Zukunft des Arbeitsplatzes wird seit vielen Jahren breit diskutiert, angetrieben durch die Konsumerisierung der IT, sich verändernde Erwartungen der Mitarbeiter und verbesserte Konnektivität.

Der enorme Anstieg des Bedarfs an Telearbeitsplätzen aufgrund der Pandemie stellt IT-Teams und Unternehmen auf die Probe, für die diesbezügliche Vorkehrungen bisher keine Priorität hatten. Mehr noch, er hinterfragt auch die Kultur und allgemein geltende Ansichten von Unternehmen bezüglich ihrer Fähigkeit, ihre Dienstleistungen auch bei Abwesenheit aller normalerweise im Büro tätigen Mitarbeiter weiterhin zu erbringen.

Sowohl die Ressourcen von IT-Abteilungen zur schnellen Umsetzung von Veränderungen als auch die Fähigkeit von Mitarbeitern und Teams, sich an neue Gegebenheiten anzupassen, haben sich vielleicht als erfolgreicher erwiesen als erwartet – woraus sich nun eine neue Frage ergibt: Wie wird der neue Arbeitsplatz aussehen?

 

Potenzielle Vorteile

Jetzt, da die Erwartungen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern in Bezug auf Telearbeit feststehen, werden die Vorteile für Unternehmen deutlich, die sich aus der Einführung klarer Grundsätze und Technologien für einen Mix aus Heim- und Büroarbeit ergeben. Dazu gehören:

  • Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund einer besseren Work-Life-Balance   
  • Effizienzsteigerung durch reduziertes Pendeln und verbesserte Schwerpunktsetzung    
  • Senkung von Kosten und Komplexität der Business-Continuity-Planung    
  • Reduzierung der Kosten für Büroflächen     
  • Erhöhte Kundeninteraktion und -kommunikation durch engagiertere und aufmerksamere Mitarbeiter  

 

Potenzielle Herausforderungen 

Die Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei der Einführung einer neuen Arbeitsplatzstrategie stellen müssen, betreffen u. a. die Einstellung des Unternehmens zum Wandel, die Personalpolitik und die Geschäftsprozesse sowie die Technologie selbst. Das Risiko, mit dem viele Unternehmen konfrontiert sind, besteht darin, dass die durch die Pandemie erzwungene Veränderung der Beginn eines langfristigen kulturellen Wandels ist. Es wird erwartet, dass sie agil genug sind, um kontinuierliche Verbesserungen an Arbeitsplätzen und Telearbeit vorzunehmen, und dass sie gewährleisten, dass Geschäft und IT hochgradig aufeinander abgestimmt sind, damit die eingesetzte Technologie genau dem Geschäftsbedarf entspricht.

Der Arbeitsplatz wird nach der Pandemie wahrscheinlich flexibler sein müssen, und der Mix aus Heim- und Büroarbeit dürfte für Mitarbeiter zunehmend zur Regel werden. Mag dies auch einfach klingen, so wird eine solche Veränderung jedoch weitreichende Auswirkungen haben, z. B.:

  • Angemessene Absicherung von Systemen und Daten
  • Effizientere Gestaltung von Büroräumen durch eine sinnvollere Kombination aus Büroarbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Teamarbeitsräumen und sozialen Bereichen
  • Verstärkter Einsatz von Technologie zur Unterstützung der Zusammenarbeit und Förderung der Unternehmenskultur bei einem Mix aus Präsenz- und Telearbeit
  • Schulung von Anwendern und Führungskräften zu bewährten Praktiken bei der Verwendung der neuen Tools
  • Identifizierung und Behebung von Notlösungen, die während der schnellen Bereitstellung der Technologie zu Beginn der Pandemie erforderlich waren
  • Verstärkter Fokus auf Wohlbefinden und psychischer Gesundheit von Mitarbeitern

Unternehmen werden sich noch mehr als bisher Gedanken zur Gestaltung ihres Arbeitsumfeldes machen müssen. Dazu gehören grundsätzliche Erwägungen zu Bereichen wie z. B.:

  • Geplante Zeit im Büro vs. zu Hause/anderswo
  • Nutzung von Büroarbeitsplätzen und Besprechungsräumen
  • Erwartete Kommunikation zwischen Mitarbeitern
  • Formen der Zusammenarbeit
  • Vorgaben bzgl. Arbeitszeiten/Verfügbarkeit
  • Verhaltensregeln für die Nutzung von Tools zur Zusammenarbeit
  • Vorgaben bzgl. Präsenz- und Tele-Aktivitäten

Unternehmen werden auch ihren Bedarf an geeigneten Tools bewerten müssen, die sowohl die Telearbeit abdecken als auch die Bereiche Raum-/Schreibtischbuchung, soziale Interaktion, Datenmanagement, Zusammenarbeit, Zeit-/Präsenzmanagement und möglicherweise auch Personal- und Gesundheitsmanagement.

Unternehmen ziehen möglicherweise auch den voreiligen Schluss, dass die (erfolgreichen) temporären Änderungen, die zur schnellen Bewältigung der Lage im März und April 2020 vorgenommen wurden, als dauerhafte Lösungen geeignet seien, ohne die notwendigen Risiko- und Funktionsprüfungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass dies auch tatsächlich der Fall ist.

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COEUS’ ANSATZ

Unsere Empfehlungen zur beschleunigten Bewältigung dieser Risiken sowie zur weiteren Entwicklung der neuen Arbeitsplatzgestaltung sind:en. 

  • Sicherstellen, dass alle Änderungen, die zur Bereitstellung von Telearbeitsplätzen (Technologie und Geschäftsprozesse) vorgenommen werden, dokumentiert werden. Überprüfung dieser Änderungen, um potenzielle Technologie-, Sicherheits- und Prozessrisiken zu identifizieren, die gelöst, abgemildert oder akzeptiert werden müssen
  • Zusammenarbeit mit Kollegen aus allen Bereichen des Unternehmens, um diese Änderungen zu bewerten und den Nutzen für Arbeitsprozess und -kultur zu erfassen sowie eventuelle Probleme zu ermitteln, die gelöst werden müssen
  • Identifizierung der wichtigsten Geschäftsbereiche und Funktionen, die von weiteren Änderungen am Arbeitsplatz profitieren könnten
  • Verstehen des derzeitigen Herangehens des Unternehmens an Technologie- und Geschäftsprozessänderungen: Ist das Unternehmen fähig zu agilem Lernen, zu Fail-Fast und zur Durchführung sinnvoller Tests neuer Möglichkeiten?
  • Verstehen, wie Mitarbeiter am besten arbeiten. Ähnlich wie bei der Customer Journey dient die Employee Journey dazu, herauszufinden, wo und wann Mitarbeiter mit Systemen interagieren, zusammenarbeiten und kommunizieren müssen, und Engpässe, Beeinträchtigungen und Verbesserungsmöglichkeiten auf der Grundlage unterschiedlicher Arbeitsplatzgestaltungen zu identifizieren